前回は ペーパーレスは一気に進めると危ない、ということをお話ししました。
今回から最初の手順の説明に入っていこうと思います。
さて、前回では最初に３つの手順に分けて行うことを示しました。
１、スピードが求められない書類から行う
２、あまり編集が必要でない書類から行う
３、どんなファイル名、ツリー構造が効率が良いか考える
ですね。
今回は「スピードが求められない書類から行う」を説明します。
スピードが求められないと業務のスピードアップができないじゃないか！といい人もいると思いますが、落ち着いてください。
スピードを出したいから、といきなり何の練習もせずに自動車に乗りますか？
まずは基本操作に慣れないと何ができるのか、何ができないのかも分からず、結局何もできません。
これはどのソフトにもいえることです。
まずは単純でゆっくり学習できる対象を見つけましょう。
DocuWorksは慣れればかなりのスピードで書類を処理できるようになりますが、独特のクセも持っています。
まずは「 DocuWorksに慣れる 」ことのみを考えましょう。
そのためにはスピードのいらない書類を取り込み、作成、編集してみることです。
適当な書類やパンフレットはありますか？
まだペーパーレスになっていないなら、社内の至る所に紙が散乱していますよね？
なんでもかまいません。
DocuWorksに入れましょう。
DocuCentreから取り込んでみる、スキャナから読み込んでみる、または財務ソフトからプリンターを「DocuWorks Desk」にすればプリントするようにDocuWorksへ出力することができます。
これを開いたり、閉じたり、移動したりしてみましょう。
ファイルがどのように作成されるかを感じましょう。
次に２枚以上のファイルを作ってみましょう。
それをばらす、束ねるの操作で１つのファイルにまとまったり、バラバラにできることを確認しましょう。
このような基本的な操作からまず始めます。
DocuWorksは基本的に「プリントされた書類を扱う」と考えても良いと思います。
（もちろん原板としてのExcelやWordファイルを保存できてしまうのも強みですが）
その仮想的な用紙を、これまた仮想的な書棚でまとめると考えます。
また、その考え方に全員で慣れます。
これが第一歩です。
まずは「DocuWorksとはどの部分を受け持つのか」を明確に感じましょう。
次回は「あまり編集が必要でない書類から行う」を説明します。
DocuWorksはアノテーションや編集機能もウリの一つです。
なぜ編集が必要でない書類から行うのでしょうか？
ペーパーレス化の最近のブログ記事
前回はペーパーレスが良いといわれながらも、各企業ではぜんぜんペーパーレス化していないことをお話ししました。
ペーパーレスへ移行するためには段階的な手順が必要です。
一気になんでもかんでも置き換えると大変なことになります。
私はいきなり5種類程度の書類を置き換えようとしたため、パソコンに慣れていない人から大不評を買いました(;^^
その日の業務がしっかりできなければ、結局「ペーパーレスは業務の邪魔」となってしまい、失敗します。
まずはどの部分を置き換えればよいか、考えましょう。
そのときに気をつけると良い点は
１、スピードが求められない書類から行う
２、あまり編集が必要でない書類から行う
３、どんなファイル名、ツリー構造が効率が良いか考える
です。
次回からはその3つを詳しく解説します。
資源保護、Co2削減、エコ・・・
いろいろなメディアが資源保護の方向へ動いています。
しかし、どの会社を見学しても紙の書類やコピーが大量に配られ、プリンターやFAXは紙を吐き出し続けています。
ある会社さんでは、社内に配る書類などで毎月A4を一箱（5000枚！？）を使い切ると言っていました。
いいのかそれで！？
紙を印刷することは用紙、トナー、そして実際に人が持ちに行ったりする目に見えないコストがかかっています。
非常にもったいないと思います。
私の勤める会社ではDocuWorksでペーパーレス計画を始めて今年で5年目です。
DocuCentre 230でFAXを受信、Windows2003serverでApeos Flow Serviceを動かしXDWへ変換、そして各子機で編集しています。
はじめの数ヶ月は混乱があったものの、現在は完全にDocuWorksに慣れ、手書きの書類はほぼなくなりました。
FAXも意図的に印刷するもの以外は紙にすることはありません。
1日にだいたい250通のFAXを送受信しますが、紙になるのは1枚か2枚です。
コピー用紙は月に20枚程度しか使いません。
（営業マンがもっとコピーを使ってくれと言っていましたが・・・）
かなり効果的に働いています。
同業者が見学に来ると、一切の紙が机にないことにまず驚かれます。
そしてFAXが紙を出すことも、FAXに行くこともないことにさらに驚ろかれます。
これから社内ペーパーレスを目指す方に役立つかもしれませんので、ここまでのペーパーレスになった道のりをシリーズで紹介していこうと思います。
DocuWorks 7.0
DocuWorksテキスト抽出ツール
DocuWorks文書 閲覧用ソフト
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中村さんの深い理解による解説でつまづきやすい部分もなんなくクリアすることができます。
Delphiを少しでも使いこなしたい方にはお勧めの一冊。
またしても中村さんの著書のひとつです。
というかここまで内部に精通し、わかりやすく説明(重要！)できる人はほとんど知りません。
この本はWindowsのグラフィック操作に関する全般が解説されています。
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さらに踏み込みメタファイル、フォントの正しい表示と位置の割り出しかたなどなど。
私の持っているこの本はすでに付箋とペンで見る影もありません(笑)
すばらしい本です。
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